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    招投标程序与技巧浅谈

    招标与投标,是有组织、有程序、规范化的市场交易行为,是商品、技术和劳务的买卖方法。

    招标,是众多采购方式中最重要的一种。招标是业主选择最合理供货商、承建商或劳务提供者的一种手段,是实施资源最合理配置的前提,招标全过程是选择实质性响应标的过程,因而招标也是各方面利益比较、均衡的过程。

    而投标,则是供货商、承建商或劳务提供者对招标的响应,是他们为了获得货物、工程或劳务合同而向业主发出的实盘。招投标本身就是一个追求双赢的过程,那么怎样才能达到理想的效果呢?笔者以为,关键在于把握好招投标程序和技巧。

    一、编制标书

    (一)招标文件

    招投标的第一个程序就是编制招标文件,也就是编写“标书”。在这个环节,业主(招标人)最重要的就是按照自己的实质性要求和条件切实编制招标文件。

    在编制标书时要严肃认真、一丝不苟,对技术要求不能有特指,不能指定规格、品牌和型号等。否则就会造成不公平竞争,其结果必然会出现纠纷,引发投标商的质疑和投诉。同时也不能有霸王条款和歧视性条款。

    (二)投标文件

    《招标投标法》第三章第27条规定:“……投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应……”。这意味着投标商只要对招标文件中若干实质性要求和条件中的某一条未做出响应,都将导致废标。

    因此,投标商应认真研究招标文件中的商务和技术等条款,逐条进行分析和判断,根据所投产品的情况,在技术等方面较好地响应招标文件的实质性要求,在招标文件中一一做出响应。

    比如有的电脑采购招标文件中明确提示需要投标报价表,而且需要有相邻配置的报价。如CPU,除了提供招标要求的配置以外,一般还要提供前后两个不同频率配置的报价,但有的投标商疏忽了这个实质性要求,没有提供这个数据,结果导致了投标失败。

    二、发布信息与获取信息

    招标文件编制出来以后,接下来就是发布招标公告或者定向发布投标邀请函。发布招标公告应具有广泛性,要想办法让更多的投标商看到招标公告,首先要在指定的媒体上发布,如商务部指定了《中国国际招标网》发布机电产品国际招标的招标公告,财政部指定了《中国财经报》和《中国政府采购网》、国家发展和改革委员会指定了《中国采购与招标网》发布招标公告等;同时也可以在其它媒体发布招标公告。

    对于投标商来说,要及时准确地掌握招标信息,这是参加投标的前提。要广泛地关注有关媒体。由于邀请投标的范围是招标人确定的,投标商要获得邀请招标的信息相对来说比较困难,需要采用多种方法获取信息。

    掌握这些方法,首先要从自身入手,增加本单位和产品的知名度,特别是应在本行业占有重要地位,有较高的市场占有率;二是与一些专职招标机构或采购频繁的实体(业主)建立较为密切的联系,使他们对你的产品有一些了解。

    三、标书发售、购买与递交

    《招标投标法》规定:自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于二十日。在这段时间里,招标人可以对招标文件做出修改,投标商也可以对招标文件提出疑问和要求澄清。投标商在获得招标信息后,应在第一时间确定投标意向和购买招标文件。

    我们知道,对于有些产品,随着时间的不同,价格有很大的变化,一般时间越晚价格越有利,所以,有经验的投标商往往较晚递交投标文件,采用较晚的市场报价,从而取得一定的优势;有的会在递交投标文件的前夕,根据竞争对手和投标现场的情况,最终确定投标报价和折扣率,现场填写商务方面的文件。

    例如,投标文件规定保证金的金额为投标报价的2%,如果能够较晚地提交这个报价,那么一方面可以对自己的报价保密,另一方面可以针对获得的情况采取不同的报价策略;如果是采用外币报价,那么可以在提交投标文件截止之日的当天递交投标文件,这样可以充分利用国际市场汇率的变化,选择最佳的投标报价。

    四、选择优势产品投标

    由于《招标投标法》规定投标文件对招标文件提出的实质性要求和条件必须做出响应,投标商如果把握不准实质性和非实质性之间的界限,应不厌其烦地向招标人进行询问,而且最好以书面方式进行。

    当自己的产品与某些实质性要求有一定差距时,需要在投标文件中的偏离表上做出详细的说明。如果偏差过大,无法完全响应时,应考虑放弃某一项产品的投标,以保证其他产品参与投标。

    例如,在计算机的招投标中,往往需要对多种产品进行招投标,有的可能对招标文件分包售出。例如台式机为一包、笔记本电脑为另一包等。有的投标商生产的台式机比较符合要求,而笔记本电脑较差,不符合实质性响应的要求和条件,这时,该投标商就完全可以考虑舍弃笔记本电脑的投标,专心进行台式机的投标。

    五、投标成功三要素

    投标成功三要素:物美、价廉、服务优。

    投标商中标与否,关键在信誉。而信誉往往体现在投标商的报价、供货和售后服务等方面。

    前面提到了选择什么样的产品参加投标和采用怎样的投标报价问题。报价方面,投标商要遵守几个基本规则。主要是不能恶性竞价,即投标报价不能低于成本价。

    《招标投标法》第33条规定:投标人不得以低于成本的报价竞标,也不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假,骗取中标。但是如有特殊情况,应加以说明。

    如某厂家在参加投标时,报价低于成本价,但是该厂家在投标文件上说明了原因,即所投产品是该厂家常年库存积压产品,所以降价处理。这样反而使其报价具有了较强的竞争优势而中标。

    供货方面就是要求中标供应商一定要按照合同办事。这方面的教训也是有的,如以前有的中标供应商用64M代替128M的内存,形成了欺骗行为,从此失去了信誉。

    相反有的供应商则从使用单位的角度考虑,指出高端配置可能过于奢侈,不能发挥最大效能,建议采用别的配置,这种负责的态度,就容易赢得好感和信任。

    售后服务更是各供应商竞争的重要方面。好的供应商会在招标文件的服务实质性要求的基础上进一步提供好的服务,如提供周边设备、延长服务时间、增加相关服务等等。如果抱着“皇帝女儿不愁嫁”的态度,自恃其产品好,价格居高不下,没有互惠互利的诚意,更不想提供良好的售后服务,那最终只能是失败者。


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